Kārtība preču piegādes dokumentu noformēšanai no 01.01.2012

2012.gada 1.janvārī stājas spēkā gozījumi MK noteikumos Nr.585 Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju, nosakot jaunu kārtību preču piegādes dokumentu noformēšanai.

Noteikumos svītrota I1 nodaļa, kas līdz šim noteica attaisnojuma dokumentu noformēšanas un grāmatvedības reģistru kārtošanas prasības darījumos ar precēm, un papildināti ar I2 nodaļu Prasības attiecībā uz preču piegādes dokumentu un III1 nodaļu Prasības preču piegādes dokumentu vai pārvadājumu dokumentu reģistrēšanai.

Saskaņā ar grozījumiem preču piegādes dokuments ir dokuments, kurš apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu un kurā ir ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija:

  • preču nosūtītāja (izsniedzēja) nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (Uzņēmumu reģistrā (UR) vai Valsts ieņēmumu dienestā (VID)); fiziskai personai - vārds, uzvārds un personas kods (ja personai tāds ir piešķirts);

  • preču izsniegšanas vietas adrese;

  • dokumenta veida nosaukums;

  • dokumenta reģistrācijas datums;

  • dokumenta reģistrācijas numurs;

  • preču saņēmēja nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (UR vai VID); fiziskai personai - vārds, uzvārds un personas kods (ja personai tāds ir piešķirts);

  • preču saņemšanas vietas adrese;

  • preču nosaukums, mērvienība un daudzums;

  • saimnieciskā darījuma vai darbības apraksts (piemēram, preču piegāde (pārdošana) citam uzņēmumam, pārvietošana starp uzņēmuma struktūrvienībām);

  • atsauce uz citu dokumentu (ja tāds ir), kurā atrodama informācija, kas nepieciešama saimnieciskā darījuma novērtēšanai naudas izteiksmē (piemēram, attiecīgs līgums);

  • paraksts.

Preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas sagatavots elektroniski un darījuma puses to apliecinājušas (autorizējušas) kārtībā, kāda noteikta preču nosūtītāja un preču saņēmēja noslēgtajā līgumā par elektronisko datu apmaiņu un tās formātu.

Par preču piegādes dokumentu, ja tas satur preču piegādes dokumentam nepieciešamos rekvizītus un informāciju, var izmantot:

  • dokumentu, kas sagatavots saskaņā ar attiecīgo preču apriti vai tirdzniecību reglamentējošo normatīvo aktu prasībām (piemēram, pārtikas apriti regulējošajos normatīvajos aktos noteiktu pavaddokumentu pienam vai olu piegādei mazumtirdzniecībā);

  • dokumentu, kas sagatavots attiecībā uz precēm saskaņā ar attaisnojuma dokumentam noteiktajām prasībām.

Preču piegādes dokumentu var nesagatavot, ja:

  • samaksu apliecina kases čeks,

  • ja preču pārvietošana (kravas transportēšana) starptautiskajos vai iekšzemes darījumos notiek, pamatojoties uz starptautiskajiem vai iekšzemes pārvadājumu dokumentiem.

Preču piegādes dokumenta eksemplāru skaitu nosaka uzņēmuma vadītājs.

Preču piegādes dokumentu, kurā nav iekļauta preču vienības cena un saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē, nevar izmantot par attaisnojuma dokumentu. Lai saimniecisko darījumu iegrāmatotu grāmatvedības reģistros, papildus šādam preču piegādes dokumentam nepieciešams preču nosūtītāja (izsniedzēja) sagatavots attaisnojuma dokuments, kurā norāda attiecīgā preču piegādes dokumenta reģistrācijas numuru un datumu vai, ja preču piegāde veikta starp uzņēmuma struktūrvienībām vai personām, kas atbild par konkrētu preču saglabāšanu, - citas ziņas, kas nepārprotami ļauj identificēt konkrēto preču piegādi.

Ja preču piegādes tiek veiktas nepārtraukti ilgstošā laikposmā, uzņēmums var sagatavot vienu attaisnojuma dokumentu, pamatojoties uz preču piegādes dokumentiem par laikposmu, kas nav ilgāks par kalendāra mēnesi.

Uzņēmumiem, kas nodarbojas ar preču tālākpārdošanu mazum- vai vairumtirdzniecībā, preču piegādes dokumenti jāreģistrē attiecīgajā reģistrā (preču nosūtītājam - tā nosūtīšanas dienā, un preču saņēmējam - tā saņemšanas dienā un pirms preču tālākas piegādes / pārdošanas), norādot vismaz šādu informāciju:

  • ieraksta datums un kārtas numurs;

  • preču piegādes dokumenta vai pārvadājumu dokumenta sagatavošanas datums un reģistrācijas numurs;

  • preču piegādes dokumentā vai pārvadājumu dokumentā norādītais preču nosūtītājs.

Reģistrs kopā ar vienu preču piegādes dokumenta vai pārvadājumu dokumenta eksemplāru (vai tā kopiju) glabājas preču izsniegšanas un saņemšanas vietas adresē līdz pārskata gada slēguma inventarizācijai. Ja preču izsniegšanas un saņemšanas vieta nav uzņēmuma pastāvīgā darbības vieta, reģistrs (izņemot tirdzniecību) drīkst atrasties uzņēmuma juridiskajā adresē (fiziskai personai - deklarētajā dzīvesvietā) vai VID reģistrētā struktūrvienībā.